そもそも受注業務とは

実はネットショップをやってる人に受注業務って単語を言ってもよくわかってもらえない事があります。

今この記事を見ていただいてる方もそうかもしれません。

それって運営じゃないですか？ってイメージだったりします。運営という単語は非常に使い勝手がよく、広い意味でも狭い意味でも使われてしまいます。

運営に含まれる受注部分の作業を受注業務として今回は話をしていくのですが、具体的に受注業務とはなんなんでしょうね。

端的に言ってしまうと、注文が入ってから出荷、計上、入金確認までの処理に不随する業務の流れです。

毎日１件しか注文がないならまずは手書きで運用してもいいでしょう。

でもそんな状況だと今後注文が増えてきた時に大変ですよね。

さらにいうと毎日１件しか注文がないからといってずっと手書き運用を３年間続けました。すると３年後には１０００件近いデータが溜まるわけです。手書きで管理してたらもう大変！そこからデータに起こすのも億劫ですし、かと言ってさらに手書き運用を続けるともっと大変な未来が待っているわけですね。

だから受注の管理においては何かしらのツール等を使い、しっかりと管理していくことが非常に大事です。

そこで受注管理システム的なのが登場するわけですね。

受注をシステム管理するメリット

なんか手書きでやってくのは大変なのはわかった。でも受注をシステム管理するメリットはよくわからん。毎月お金払ってまでやる必要あるのかね？エクセルでいいじゃないか、母さん！！！そう思っている事でしょう。

ここで重要なのが、実際の運用をどうするか、という点です。

受注を管理するシステムを導入するということはつまり現在の受注業務における運用フローを変える事にもなります。

ですが、だいたいの場合これが良い方向に働く事が多いです。

何故なら、既製の受注管理システムには色々な店舗で使用された実績とノウハウが詰まりまくっているからです。

導入することで丸一日かかっていた業務が１時間で終わるなんてこともあったりします。

ご自身で受注を管理するシステムを構築した！なんて場合はその限りではないですが、自分で構築するのは本当に手間と労力を考えると割に合わないので既製ツールを使用する前提で話をびゅんびゅん進めていきますね！ね！！

なんせ既製ツールは数々のエンジニアが頭を悩ませ、かつお客様の声を吸い上げてカスタマイズ、さらに実際の使用に耐えた実績を持っている、という点で圧倒的なノウハウが詰まっているのです。

その既製ツールが推奨する運用方法となったらもうね、すごいわけですよ！

その推奨する運用方法に乗っかる方が限りなく正解に近い運用になるってわけですよ！

業務には必ず無駄があります。１００点満点の効率化が出来ている業務なんてのは存在しないのかもしれません。何故なら環境の進化や時代背景、世間のニーズによって１００点の内容が変化するからです。

というわけで今完璧！と思っててもたぶんそれは完璧じゃないです。

また、店舗やモール側もどんどんアップデートされていきます。そういった場合に既製の受注管理システムならその変化にも対応される可能性が高いわけです。

自分で受注管理システムを構築していた場合やエクセル管理している場合などはそういった店舗やモール側のアップデートについていけず、破綻することも多いです。

そんな数々のメリットを持つ受注管理システムですが、未だに導入されていないところも多くあります。

何が導入を邪魔しているのか見ていきましょう。

受注管理システム導入への壁

ネットショップにおける受注に関しては店舗毎の違いが色濃く出てしまう箇所です。

仕入れ先との兼ね合いでフォーマットが限定される、商品の性質上特殊なオペレーションが必要になる、等が特に顕著に出る箇所なので、全く同じオペレーションでやっているネットショップはほぼないでしょう。

一般的な流れというのはあっても、使用している会計ソフトの違い等でも運用が大きくかわってきたりします。

そのため、うちの受注は世間で使ってる既存の受注管理システムでは網羅しきれない、無理だね！って諦めてしまうケースがよくあります。

本当にそうなのでしょうか？答えはたぶん「そーでもない」です。

まずは運用を見つめ直してみてください。その作業ってそこまで重要性が高いのか？必要なのか？諦められない部分なのか？時間を限定できないのか？等、色々な視点で見つめ直してみると、以外と受注管理システムの運用に乗せる事が出来るのです。

どうしても出来ない部分は手作業で、とか、ワンクッション別のシステムをかまして、等色々方法はあります。

そういったイレギュラーが約一割あって、どうしても手作業が介入するとしても、残り９割の作業に対して圧倒的な効率が見込めるのであれば、トータルで労力を大幅削減できる可能性があります。

また、既製の受注管理システムは汎用性にも長けています。色々な店舗で使われるには汎用性が必要です。

その汎用性があるが故に設定が少々難しい部分は否めませんが、だいたいはサポートデスクが用意されているので、確認しながら進める事で解決していきましょう。

また、アプロ総研では受注管理システムの導入サポートも行っています。ネットショップ受注代行サービスで多くのクライアント様の運用を経験してきたノウハウで、よりよい運用をご提案できるわけです。

今日も宣伝を忘れない鷹Pえらい。

話は戻って、「うちの受注は特殊だから既製の受注管理システムは使用できない」と思ってる方は先述した通り一度受注の運用フローを見つめ直してみてはいかがでしょうか。

購入者様に迷惑をかけない、という事は大事ですが、その負担が大きくのしかかるようなオペレーションは再検討してみてもいいかもしれません。大手の企業でもサポートの受付時間とか設定されているように、どこかしら我慢していただく場所は我慢してもらう等で思わぬ解決にいたることも多いです。

まとめ

今日はほとばしるほどの内容のまとまらなさですが、受注をシステム管理していきたいと思っている人にはぜひ見てみてほしい内容です。

きっとあなたの店舗の受注ももっと良くなるはず！

正解なんてのはありませんが、より良くしていくことは可能なのです。

そのためにもまずは受注管理システムの導入をご検討ください。

その上で、店舗の受注運用を見直す、不可能な部分はイレギュラーとして対応する、全てのケースが同じ運用フローに乗る事を諦める！

全てを同じ運用フローに乗せなきゃいけない、という気持ちは非常によくわかりますが諦める事も大事です。

また、今やってる受注のフローが最善だと思う気持ちも非常によくわかりますが、きっともっと標準化できるはず！

そうすることで効率化されて定時に帰る事が出来るようになったあなたを見たいの！！！！

というわけで本日は受注をシステム管理するためのお話でした。